LV housing hecht veel waarde aan uw recht op privacy. Uw persoonsgegevens worden door in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en nationale wet- en regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en de Telecommunicatiewet (Tw) verwerkt. In deze Privacy Verklaring leggen we uit. Hoe wij te werk gaan met privacy

Versie: Februari 2019

Natuurlijk gaan wij vertrouwelijk met al uw gegevens om. Om u daarover beter te kunnen informeren hebben we deze privacyverklaring opgesteld.

Inhoudsopgave:

  1. Over ons
  2. Vorderingen doeleinde
  3. doorgifte
  4. Uw rechten
  5. Beveiliging persoon gegevens
  6.  Wijzigingen
  7. Gegevebsgebruik

Over ons

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of wilt u een verzoek indienen met betrekking tot uw rechten, kunt u ons via onderstaande gegevens bereiken.

LV housing
KvK: 66252687
E-mailadres: info@lv-housing.nl
Telefoonnummer: 020-210114

Bewaartermijnen
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Een aantal gegevens moeten we echter langdurig bewaren:

  • Een aantal gegevens van onze dienstverlening bewaren we 20 jaar, omdat dit de periode is waarin wij nog aansprakelijk kunnen worden gesteld voor beroepsfouten.
  • Wij moeten bewijzen dat wij de verplichte toets in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (hierna: “Wwft”) hebben uitgevoerd. Vanwege deze wettelijke plicht, bewaren wij bepaalde gegevens 5

Verwerkingen

Algemeen

Nieuwsbrief en woning-notificatie
We versturen u graag een nieuwsbrief of een woning-notificatie, omdat u klant bij ons bent of omdat u daar uzelf voor ingeschreven heeft. We verwerken daarom uw naam en e-mailadres om u informatie en nieuws te kunnen sturen. We bieden onder elke nieuwbrief de mogelijkheid om u uit te schrijven. We bewaren uw gegevens voor dit doeleinde, totdat u zich uitgeschreven heeft. U kunt uzelf ook afmelden door ons een mail te sturen info@lvhousing.nl

Contactformulier of e-mail
U kunt met ons contact opnemen via ons contactformulier of door een e-mail te sturen. We hebben dan een gerechtvaardigd belang om de gegevens die we op die wijze van u hebben verkregen te verwerken. De inhoud van de e-mail of het bericht via het contactformulier, uw naam en e-mailadres verwerken we met het doel om op uw bericht te kunnen reageren. We bewaren deze communicatie maximaal 3 jaar na onze laatste correspondentie.

Facturatie
Als u ons een opdracht heeft gegeven, dan verwerken we de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van die opdracht. Dat zijn in elk geval uw naam en e-mailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn om een correcte factuur te kunnen versturen. Bij betaling zullen we bovendien te zien krijgen van welke rekening dit komt en wie de rekeninghouder is. We bewaren offertes, facturen en betaalgegevens 7 jaar.

Verwerkingen en doeleinden

Om deze redenen verwerken we de persoonsgegevens
We verwerken uw persoonsgegevens alleen wanneer we dat van de wet mogen en voor de doeleinden die we hieronder hebben beschreven. U kunt op verschillende manieren met ons in contact staan.

Hoe komen we aan uw persoonsgegevens?
We hebben persoonsgegevens van uzelf verkregen of in openbare registers, zoals het handelsregister van de KvK of andere open bronnen verkregen.

  • E-mailnotificaties
  • Aanvraag bezichtiging
  • Contactaanvraag

Deze gegevens bewaren wij totdat noodzakelijk is. De gegevens die dan niet meer noodzakelijk zijn vanwege een wettelijke plicht of voor een ander doeleinde, zullen we direct verwijderen.

Identificatieplicht, getekende opdracht tot dienstverlening, akte van levering
Wij verwerken uw identificatiebewijs wanneer wij uw identiteit moeten vaststellen. Hiertoe zijn wij verplicht. De volgende (bijzondere) persoonsgegevens verwerken wij

1 Legitimatie

  • Naam
  • Geboortedatum
  • Adres en woonplaats/plaats van vestiging;
  • Aard, nummer, datum en plaats van uitgifte van het document waarmee de identiteit geverifieerd is;

Naast de identificatie documenten zijn wij bovendien verplicht om een getekende opdracht tot dienstverlening en een akte van levering op te slaan.

Dienstverlening LV housing Makelaars – Koop en verkoop
Wanneer u ons inschakelt om een opdracht voor u uit te voeren, verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn voor die opdracht. Dit doen wij op de manieren zoals hieronder beschreven.

U verkoopt uw woning en hebt ons daarvoor ingeschakeld

Wanneer u ons inschakelt, zullen wij uw gegevens verwerken om uw woning te promoten, inzicht te krijgen in de waarde en belangstelling van de woning, om belangstellenden een rondleiding te geven en namens u te onderhandelen en de transactie te begeleiden. Daarbij zullen wij ook uw identiteit moeten vaststellen.

Ten eerste verwerken wij uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en legitimatie. Deze gegevens kunnen gedeeld worden met de notaris, koper en aankoopmakelaar. Wij bewaren deze gegevens zelf maximaal 20 jaar.

Om u zo goed mogelijk bij te staan, vragen wij ook de reden van verkoop (bijvoorbeeld groter wonen of verandering van werk). Deze informatie bewaren wij maximaal 3 jaar.

Daarnaast verwerken wij bepaalde gegevens met betrekking tot uw woning:

  • De datum van aanmelding van de woning en de periode dat de woning te koop staat of heeft gestaan.
  • De omschrijving en kenmerken van de woning zoals de vraagprijs, het bouwjaar, de oppervlaktes en indeling, kadastrale gegevens, WOZ-waarde
  • Foto’s en video’s van de woning. Indien dit met ons is afgesproken, worden deze gegevens bekend gemaakt op funda, andere huizenwebsites en op onze website. Dit gebeurt voor promotie van uw woning en worden daar tot maximaal 1 jaar na de transactie getoond.

Bovenstaande gegevens delen wij met de NVM. De NVM bewaart deze gegevens voor onbepaalde tijd. Wijzelf bewaren de gegevens maximaal 20 jaar.

Wij zijn wettelijk verplicht een toets uit te voeren in het kader van Wwft. Dit moeten wij eventueel kunnen bewijzen. Wij bewaren de daarvoor noodzakelijke gegevens daarom maximaal 5 jaar.

Wanneer wij een koopcontract opstellen, verwerken wij alle gegevens die hiervoor nodig zijn, waaronder een identiteitsvaststelling. Deze gegevens worden gedeeld met de notaris, koper en eventueel aankoopmakelaar. Wij bewaren bepaalde van deze gegevens 20 jaar.

Wanneer de woning is verkocht bewaren wij de transactiegegevens zoals de verkoopprijs en de transactiedatum. Deze gegevens delen wij ook met de NVM. De NVM bewaart deze gegevens voor onbepaalde tijd. Wij bewaren de gegevens maximaal 5 jaar.

De overige informatie die u aan ons verstrekt bewaren wij maximaal 5 jaar.

U wil een taxatie van een woning laten uitvoeren en heeft ons hiervoor ingeschakeld

Om voor een woning een taxatie te kunnen uitvoeren hebben wij en/of de taxateur uw persoonsgegevens nodig.

Ten eerste verwerken wij uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer en gegevens van uw woning om de waarde te bepalen. Deze gegevens worden ook gedeeld met het validatie instituut op taxaties. Daarnaast verwerken wij alle overige informatie die u aan ons of de taxateur verstrekt. Wij bewaren deze gegevens maximaal 20 jaar.

U bent op zoek naar een koopwoning en hebt ons hiervoor ingeschakeld

In opdracht van u zullen wij ons best doen een passende woning te vinden, namens u de onderhandelingen uitvoeren en de transactie begeleiden. Daarvoor moeten wij bepaalde persoonsgegevens verwerken. Ook zullen we daarbij uw identiteit vaststellen.

Ten eerste verwerken wij uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens kunnen wij ook delen met de verkoper en verkoopmakelaar. Wij bewaren deze gegevens maximaal 5 jaar.

Als wij voor u op zoek gaan, dan verwerken wij:

  • Het zoekprofiel waarin uw woonwensen zijn opgenomen.
  • Gegevens over uw huidige woning
  • Indien met u afgesproken, gegevens ter vaststelling van uw financieringsmogelijkheden.
  • Overige informatie die uw aan ons verstrekt.

Deze gegevens bewaren wij maximaal 5 jaar.

Wanneer wij een koopcontract gaan opstellen, verwerken wij alle gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn, waaronder uw identiteitsvaststelling. Deze delen wij met de verkoper, de verkoopmakelaar en de notaris. Wij bewaren deze gegevens maximaal 20 jaar.

Wij zijn wettelijk verplicht een toets uit te voeren in het kader van Wwft. Dit moeten wij eventueel kunnen bewijzen. Wij bewaren deze gegevens daarom maximaal 5 jaar.

Wanneer de woning is verkocht, bewaren wij de  transactiegegevens zoals de verkoopprijs en de transactiedatum nog maximaal 20 jaar.

Verhuur & beheer

U verhuurt uw woning en heeft ons daarvoor ingeschakeld

Wanneer u ons inschakelt, zullen wij uw gegevens verwerken om uw woning te promoten, inzicht te krijgen in de betrouwbaarheid van de potentiële huurder en om een goed huurcontract op te stellen. Daarbij zullen wij ook uw identiteit moeten vaststellen.

Voor dit doeleinde worden ten eerste uw naam, adres en contactgegevens (waaronder telefoonnummer en e-mailadres) verwerkt. Ook leggen wij vast welke eisen u stelt aan de huurder. Bovendien verwerken wij gegevens die nodig zijn om het huurcontract op te stellen, waaronder een identiteitsvaststelling.
Deze gegevens kunnen wij delen met de huurder en bewaren wij maximaal 20 jaar.

Bovendien verzamelen wij een omschrijving en kenmerken van de woning zoals de huurprijs, het bouwjaar, de oppervlaktes en indeling, kadastrale gegevens en foto’s en video’s van de woning.
Indien dit met ons is afgesproken, worden bovenstaande gegevens bekend gemaakt op funda, andere huizenwebsites en op onze website. Dit gebeurt voor promotie van uw woning en worden daar tot maximaal 1 jaar na de transactie getoond.
Deze gegevens bewaren wij 5 jaar.

Tenslotte verwerken wij:

  • De reden van verhuur.
  • Huurpijs
  • Huurperiode
  • Overige informatie die u aan ons verstrekt

Deze gegevens bewaren wij maximaal 5 jaar.

 

U bent op zoek naar een huurwoning en u heeft ons hiervoor ingeschakeld

Wij verwerken uw gegevens om in opdracht een geschikte huurwoning te vinden met een passend huurcontract. Daarbij stellen wij ook uw identiteit vast.
Hiervoor worden in ieder geval uw naam, adres en contactgegevens (waaronder telefoonnummer en e-mailadres) verwerkt. Deze gegevens kunnen wij delen met de verhuurder en bewaren wij maximaal 20 jaar.

Daarnaast verwerken wij:

  • Het zoekprofiel waarin uw woonwensen zijn opgenomen.
  • Gegevens over uw huidige woning zoals de koop- en huurprijs en de reden van huur.
  • Uw leeftijds- en inkomenscategorie en gezinssamenstelling.
  • Indien met u afgesproken, gegevens ter vaststelling van uw mogelijkheden om een huurprijs te betalen.

    Deze gegevens bewaren wij maximaal 5jaar.

Aanbod via LV housing Makelaars of LV housing Verhuur & beheer

U wil een woning bezichtigen die via ons wordt aangeboden

Om met u een bezichtigingsafspraak te maken en een zo goed mogelijk beeld te geven van de woning, verwerken wij uw gegevens. Wij verwerken daarbij uw naam, adres, contactgegevens (waaronder telefoonnummer en e-mailadres), de datum van bezichtiging.

Deze gegevens kunnen we delen met de verkoper of verhuurder van de woning. Wij bewaren deze gegevens maximaal 1 jaar.

U wilt een woning kopen die via ons wordt aangeboden

Wij zullen eerst met u en eventueel uw makelaar in contact staan inzake het biedingsproces. Daarnaast voeren wij voorbereidende activiteiten uit voor het koopcontract en de overdracht. Daarvoor moeten wij bepaalde persoonsgegevens verwerken. Ook zullen we daarbij uw identiteit vaststellen.

Ten eerste verwerken wij uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en identiteit . Deze gegevens kunnen wij ook delen met de verkoper. Wij bewaren deze gegevens maximaal 20 jaar.

Verificatie van voorstel op koopwoning

  • Uw mening over de woning.
  • Gegevens over de biedingen.
  • Indien met de verkoper afgesproken, gegevens ter vaststelling van uw mogelijkheden om de afgesproken verkoopprijs te kunnen voldoen en aan andere voorwaarden van de verkoper te voldoen. Dit is een gerechtvaardigd belang van de verkoper.
  • Overige informatie die u aan ons verstrekt.

Deze gegevens verstrekken wij aan de verkoper en bewaren wij zelf maximaal 5 jaar.

Koopcontract

Wanneer wij een koopcontract gaan opstellen, verwerken wij alle gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn, waaronder uw identiteitsvaststelling. Deze delen wij met de verkoper, de verkoopmakelaar en de notaris. Wij bewaren deze gegevens maximaal 20 jaar.

Wij mogen persoonlijke informatie vragen in het kader van Wwft. Dit moeten wij ook bewaren. Wij bewaren deze gegevens daarom maximaal 5 jaar.

U wilt een woning huren die via ons wordt aangeboden

Wij verwerken uw gegevens om vast te stellen of u aan de eisen van de verhuurder voldoet en om namens de verhuurder het huurcontract voor te bereiden.

Ten eerste verwerken wij uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens kunnen wij ook delen met de verhuurder. Wij bewaren deze gegevens maximaal 5 jaar.

Daarnaast verwerken wij de benodigde gegevens om vast te stellen dat u aan de eisen van de verhuurder voldoet. De verhuurder heeft hierbij een belang. Wij kunnen deze gegevens delen met de verhuurder. Wij bewaren deze gegevens zelf maximaal 5 jaar.

Ook verwerken wij:

  • Uw leeftijds- en inkomenscategorie en gezinssamenstelling.
  • Overige informatie die u aan ons verstrekt.

Deze gegevens bewaren wij maximaal 5 jaar.

Wanneer wij een huurcontract gaan opstellen, verwerken wij alle gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn, waaronder uw identiteitsvaststelling. Deze delen wij met de verhuurder. Wij bewaren deze gegevens maximaal 20 jaar.

Wij hebben het recht te vragen naar persoonlijke informatie in het kader van Wwft. Wij bewaren deze gegevens daarom maximaal 5 jaar.

Doorgifte

Ontvangers van persoonsgegevens
Naast de hierboven bij de verwerkingen opgegeven partiun, delen wij persoonsgegevens ook met de volgende derden, waaronder onze verwerkers:

  • Hosting van onze website
  • Webbouwer
  • Online webbureau
  • Cloudopslag
  • Huizensites en -platforms (waaronder Funda)
  • Social Media
  • E-mailmarketingdiensten
  • Betaaldiensten
  • Boekhoudsoftware en onze boekhouder

Doorgave
Wij proberen persoonsgegevens zo veel mogelijk binnen LV housing te verwerken. Bepaalde gegevens dienen wij echter te delen met verwerkers

Gegevensverstrekking aan de NVM
Bij een aantal diensten komen gevevens ookn aan bij de NVM. Voor meer informatie.

Verplichte toets Wwft
De gegevens die noodzakelijk zijn voor de verplichte toets onder de Wwft, delen wij met de FIU (Financial Intelligence Unit – Nederland).

Chatbot
Via onze website kan u gebruik maken van een chatbot. Hierbij wordt een verbinding gemaakt met Hotspot. Om dit mogelijk te maken slaat  Hotspot gegevens op, en gebruiken en delen ze dat zoals beschreven in het privacybeleid van Hotspot vind je hier

Video’s
De video’s bij de woningen worden meestal geplaatst op YouTube. Als u de video niet speelt, worden er geen gegevens gedeeld met YouTube (Google). Op het moment dat u een video speelt, wordt deze geladen van YouTube. Voor meer informatie verwijzen wij naar Google privacy beleid

Uw rechten

We informeren u graag over de rechten die u hebt en de invloed die je kunt uitoefenen op de verwerking van uw persoonsgegevens.
Wil je een van deze rechten uitoefenen, neem dan contact op per e-mail via info@lv-housing.nl

Inzage, rectificatie en wissing
u hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van je verwerken en u mag vervolgens verzoeken deze te laten rectificeren of te wissen.

Beperking van de verwerking
U heeft het recht ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld, wanneer de gegevens niet meer juist zijn, de verwerking onrechtmatig is, we uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben of in afwachting van een beslissing op het bezwaar dat je gemaakt hebt tegen de verwerking.

Recht op bezwaar
u hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Maak je bezwaar tegen het gebruik van persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing, dan zullen we uw persoonsgegevens daar niet meer voor inzetten.

Gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht uw persoonsgegevens van ons in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te ontvangen, zodat u deze aan een andere partij kunt overdragen, wanneer je ons toestemming had gegeven om uw gegevens te verwerken en wanneer de verwerking geautomatiseerd is gedaan.

Toestemming intrekken
Hebben we je gegevens voor een bepaald doel verkregen op basis van uw toestemming, dan mag u deze toestemming te allen tijde intrekken. Het intrekken van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Klachten
Heb je klachten over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan?

Neem dan eerst contact op met ons om te zien of er een oplossing mogelijk is. Mochten wij er niet uitkomen, dan kunt u contact opnemen met de klachtencoördinator van de NVM via: lvhousing@info.com.

Beveiliging persoonsgegevens

Wij hebben passende organisatorische en technische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen. Deze maatregelen zorgen voor een beveiligingsniveau dat past bij de gegevens die wij verwerken.

Datalek

Bij een data lek is LV housing worden persoonsgegevens vernietigd, gewijzigd, verloren, of ongeoorloofd toegang vrijgeven. Bij een datalek is met andere woorden een inbreuk op data. Waardoor gegevens worden blootgesteld. Aan verlies of onrechte verwerkingen. Er kunnen verschillende oorzaken hiervoor zijn. Bijvoorbeeld een medewerker deelt per ongeluk gegevens, een hacker steelt de gegevens maar een ‘ransom-ware’ is ook een data lek. Dit houdt in wanneer LV housing niet meer bij de gegevens kan komen.

Voorbeelden van een datalek zijn:

  • Verlies van een USB-stick of laptop;
  • Cybercrime, hacking, malware-besmetting;
  • IT-storingen;
  • calamiteiten zoals brand of wateroverlast;
  • onrechtmatige verwerking van gegevens;
  • Menselijk toedoen, zoals bijvoorbeeld:
  • het aan de straat zetten van dossiers
  • Verstrekken username/wachtwoord aan collega’s of derden
  • te eenvoudige wachtwoorden
  • Verzenden van e-mail met mailadressen van alle geadresseerden

Een datalek kan vervelend zijn voor de personen om wie het gaat. Ook willen wij onze vertrouwensband niet schenden.

Als een datalek aanwezig is bij LV housing dienen wij:

De autoriteit van de persoonsgegevens te melden, tenzij het geen risico inhoudt voor rechten en vrijheden van betrokkenen. LV housing moet data lekken vrijwel altijd melden. Dit moet binnen 72 uur na het ontdekken van de data lek.

Is er een risico dat de betrokkenen en groot risico lopen. Dient LV housing een handelsregister aan te bieden zodat de schade word beperkt

LV Housing dient ook alle datalekken bij te houden.

Lv Housing dient ook het register bij te houden van de datalek incidenten

CHECKLIST: PROCEDURE MELDPLICHT DATALEKKEN

Een datalek kan heel vervelend zijn voor de personen om wie het gaat. Een datalek

Kan ook het vertrouwen van LV housing schenden.

Er zijn een aantal verplichtingen waar wij ons aan houden

  • Wij vermelden de datalek terstond aan de verantwoordelijke. In de

meeste situaties zijn wij de verantwoordelijke. Wij zorgen dat alle

Medewerkers weten dat zij het datalek bij ons kantoor moeten melden.

  • wij moeten een datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens melden, tenzij het

Geen risico’s inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkene. wij

Moeten een lek vrijwel altijd melden. Dit moet binnen 72 uur na het ontdekken van het

datalek gebeuren.

  • wij moeten het datalek aan de betrokkenen melden als dit waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor hun rechten en vrijheden. Wij moeten dan ook handelingsper-spectief bieden hoe de betrokkene de schade kan beperken.
  • LV Housing moet een register bijhouden van datalek incidenten. Dat zijn dus ook incidenten waarvan u beoordeeld heeft dat deze niet meldenswaardig zijn.

Om bovenstaande goed te coördineren bestaat de procedure uit het volgende:

  1. De heer Leandro Verwey coördineert de afhandeling van het datalek.
  2. Alle medewerkers melden een mogelijk datalek aan de heer Leandro Verwey.
  3. Ook de medewerkers melden een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens
  4. De heer Leandro Verwey doet de behandeling van het data lek.
  5. In ontvangst nemen van de interne melding;
  6. Onderzoeken of het een datalek is en doen bestrijden van de security

Incident;

Wij zijn verplicht de lek te onderzoeken en of er gemeld moet worden;

Dient er een melding worden gemaakt moeten wij ons melden bij autoriteit Persoonsgegevens;

Ook moeten we het melden bij alle betrokkenen.

Indien nodig moeten wij de Autoriteit Persoonsgegevens een uitleg versturen

Dient het nodig te zijn, zijn we ook verplicht een uitleg te versturen naar een route

Evalueren van het incident;

LV housing is verplicht incidenten te melden autoriteit persoonsgegevmet datalekken

LV housing is verplicht bij te houden in het interne register van datalekken hoeveel lekken er zijn geweest.

De heer Leandro Verwey zorgt ook dat e.e.a. goed is voorbereid:

  • Periodiek bespreken met de medewerkers wat mogelijke datalekken
  • Kunnen zijn bij kantoor en dat datalekken bij de heer Leandro Verwey moeten worden gemeld.
  • LV housing zorgt ervoor dat bij alle partners bekend is dat zij de dataleken bij de Leandro Verwey moeten melden.
  • LV housing zorgt voor een hulplijn met een security expert die kan helpen als er een ernstig security incident is.
  • LV housing leest in op enkele documenten om voorbereid te zijn op
  • Een datalek (waaronder Beleidsregel Meldplicht datalekken)
  • LV housing zorgt voor een hulplijn met een privacy expert die kan helpen om een data lek te beoordelen.
  • LV Housing zorgt dat er een document is waarin de datalekken vastgelegd kunnen worden (register van datalekken).